Software de Gestión de Proyectos: tipos y criterios de evaluación

Gestionar proyectos es una labor muy compleja, y su éxito depende siempre de múltiples factores. Mantenerlos todos bajo control es responsabilidad de los Equipos de Gestión del Proyecto, que para cumplir con sus objetivos cuentan, desde hace años, con la ayuda del software. Pero, ¿Qué tipo de software es el más adecuado? ¿Cuáles son sus diferencias y que beneficios? ¿Cuál es el mejor?

Software de gestión de proyectos: evolución

A día de hoy es prácticamente imposible que cualquier organización pueda mantener bajo control su cartera de proyectos sin la ayuda de algún tipo de software.  Si tradicionalmente, los software de gestión de proyectos centraban su ayuda en los ámbitos de la planificación, la gestión del alcance, el costo y los recursos del proyecto, en la actualidad incluyen otras muchos prestaciones.

Los actuales software de gestión de proyectos, plantean la propia gestión desde un enfoque mucho más Ágil, y se centran en la colaboración. Las  mejores soluciones no solo reducen la pérdida de tiempo, son herramientas fundamentales para compartir archivos, comunicarse en tiempo real y garantizan que todos los interesados en el proyecto estén informados.

Tipos de software de gestión de proyectos

Lo más importante es que están diseñadas específicamente para gestionar proyectos y no deben confundirse por ejemplo, con otros diseñadas para gestionar tareas.

Un proyecto es un tipo específico de actividad, que se diferencia de otros, porque cuenta con una fecha de inicio y de fin, y requiere de un equipo multidisciplinar, que tiene que hacer frente a la incertidumbre intrínseca a su actividad profesional.

Por todo ello, es necesario contar un software diseñado a tal fin.

Existen diferentes modalidades, mediante las cuales, los proveedores de servicios ponen a disposición de las organizaciones y profesionales, los diferentes software de gestión de proyectos. Veamos algunas de ellas:

  • Soluciones de escritorio: 

    Entre las distintas opciones que existen, las organizaciones pueden optar por adquirir un servicio en la modalidad de escritorio. Las soluciones de esta clase, funcionan sobre la base de que, sólo una persona necesitará trabajar sobre el plan del proyecto a la vez. Suele emplearse en organizaciones pequeñas, o en aquellas en las que solo unas pocas personas participan en la planificación del proyecto. Habitualmente, este tipo de soluciones almacena los datos en un archivo local, o en una base de datos central.

  • Soluciones en “servidor cliente”: 

    Este tipo de soluciones están diseñadas para admitir varios usuarios que trabajan al mismo tiempo, y en diferentes partes de un mismo proyecto. Los sistemas de gestión de proyectos basados en servidores cliente mantienen los datos centralizados y pueden incorporar herramientas de colaboración para que éstos puedan compartir conocimientos y experiencia.

  • Soluciones  web: 

    Las soluciones tipo web permiten acceder al software de gestión de proyectos a través de una intranet o extranet, o a través de Internet, usando un navegador web.

    El principal beneficio de este tipo de soluciones es que permiten el acceso desde cualquier tipo de computadora sin necesidad de instalar un software. El proveedor del servicio también es el responsable de actualizar y mantenerlo de manera automática. La naturaleza del sistema lo hace naturalmente multiusuario.

    Sin embargo, el software del proyecto basado en la web tiende a ser más lento en responder que las aplicaciones de escritorio, y la información del proyecto no está disponible cuando el usuario no tiene conexión.

Comprender las necesidades organizacionales

Un software de esta naturaleza resultará fundamental para cualquier organización que trabaje por proyectos, y a menudo lleva aparejada una fuerte inversión en tiempo (dedicación) y dinero. Por ello, antes de comprar cualquier solución de software es fundamental evaluar los requisitos de la organización y conocer exactamente las funciones necesarias ayudará a simplificar el proceso de toma de decisiones.

Al respecto, una buena idea es empezar elaborando una lista de funciones y características en términos de “requerido” y “opcional”. Ésta, nos ayudará a determinar qué paquetes se ajustan mejor a las necesidades de la empresa. Además, es conveniente plantearse la evaluación del software utilizando “Casos de uso”; una situación o escenario hipotético en el que la organización podría encontrarse, como p.ej. gestionar los riesgos, el capital o los recursos, que se confronta con las capacidades reales del software. Se trata de determinar si el software en cuestión se comportará como se espera.

¿Cuál es el mejor software de Gestión de Proyectos?

No existe una repuesta definitiva a esta pregunta. Recuerda que antes hemos dicho que es fundamental atender a las diferentes a las necesidades de la organización a la hora de seleccionar el software.  No obstante, hay algunos análisis elaborados por expertos independientes en la materia que nos ofrecen guías en este sentido. Por ejemplo, Gartner elabora anualmente un informe en el que clasifica, en un cuadrante, los principales software de PPM.

En la última edición de este informe, Magic Quadrant for Project Portfolio Management, Worldwide, el producto CA PPM de CA Technologies vuelve a destacar en el segmento de las organizaciones lideres que ofrecen este tipo de soluciones.

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By | 2018-06-28T15:48:42+00:00 junio 28th, 2018|Gestión de Proyectos|0 Comments

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