Qué es una PMO Ágil: principales funciones y prioridades

Una oficina de gestión de proyectos (Project Management Office) puede asumir distintas responsabilidades; desde múltiples funciones relacionadas con la supervisión de la cartera de proyectos y programas, a funciones gerenciales, así como otras más estratégicas, que se sumarán a la tradicional capa de control y supervisión de la PMO. Sin embargo, no está claramente definido qué es una PMO Ágil, ni cómo está estructurada, y dado que muchos equipos e incluso organizaciones enteras confían cada vez más en el enfoque Ágil, es cada vez es más urgente aclarar este aspecto.

La PMO tradicional tiene su origen en la década de 1950, cuando se estableció para centralizar la Gestión de Proyectos. Construida originariamente sobre un modelo de gestión tipo command & control, una PMO tradicional enfatiza la ejecución consistente del proceso desde arriba hacia abajo y la necesidad de gestionar una ingente cantidad de documentación. El modelo tradicional de PMO no está alineada con la idea de Agilidad, y cuando se han tratado de emplear en entornos Ágiles se han producido auténticas catástrofes.

¿Qué es una PMO Ágil?

La Agilidad se fundamenta en los valores y principios recogidos en el Manifiesto Ágil. Así pues, una PMO Agil sería aquella que funciona, y contribuye a que se trabaje, en base a los principios y valores del Manifiesto Ágil. Dicho Manifiesto establece la siguiente jerarquía extráida de la experiencia:

Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas

Software funcionando sobre documentación exhaustiva

Colaboración con el cliente sobre negociación contractual

Respuesta ante el cambio sobre seguir un plan

Según esta relación, aunque valoramos los elementos de la derecha, priorizamos los de la izquierda.

Si bien la Agilidad se desarrolló inicialmente pensado en las iniciativas de software, en la actualidad su ámbito de aplicación ha trascendido esta área. Son mucho los profesionales Ágiles que realizan la lectura del Manifiesto sustituyendo el concepto software por trabajo o solución.

Qué NO es una PMO Agile

En los entornos Ágiles, es habitual el error de crear y utilizar la PMO como oficina centralizadora que impone políticas y normas internas. Además, desde la perspectiva Agile, circunscribirse a ciertas prácticas y técnicas de trabajo puede dificultar la capacidad de solucionar de manera óptima proyectos complejos.

Así pues, una PMO Ágil no puede confundirse con un órgano de control que busca encajar proyectos Ágiles en tácticas, metodologías y modelos de gestión que han sido preconcebidos sin prestar especial atención a la naturaleza cambiante de los proyectos Ágiles.

Y dicho esto, ¿cómo reconocer una PMO Ágil? O ¿Qué diferencia una PMO Ágil de una PMO tradicional más allá de su especialización en el empleo de uno u otro tipo de metodologías y enfoques de trabajo?

Qué “SI” hace una PMO Agile:

  1. Crear y priorizar un Backlog de Proyectos a nivel de la Organización. La idea aquí es que todos los proyectos de la organización pasen por un sistema de clasificación y asignación de valores.
  2. Facilitar el refinamiento del Backlog de la Organización. “Refinamiento” es un término que se emplea en los entornos Ágiles y qué hace referencia a revisar, limpiar y priorizar. La idea es establecer un equipo de nivel ejecutivo responsable de priorizar el backlog de la organización, y que determine el orden en que la empresa completará los proyectos.
  3. Establecer equipos estables interfuncionales y comunidades de práctica. En la práctica esto implica que los equipos no deben ser divididos al finalizar el proyecto. Al contrario, deben permanecer juntos y trabajar en el siguiente elemento del Backlog de Proyectos de la Organización sobre el que están calificados para trabajar.
  4. Aprende y adopta el liderazgo de servidor ágil. Los equipos ágiles son equipos multifuncionales y auto-gestionados, que de manera predecible pueden generar un alto valor de negocio. Para potenciar estas características al máximo, la organización necesita un estilo de liderazgo que fortalezca al equipo y aliente el auto-liderazgo, lejos del estilo más tradicional command & control.
  5. Liderar la transformación ágil de la organización. Para que la Agilidad alcance todo su potencial en la organización y pueda extender sus efectos más allá de los equipos a nivel de negocio y portafolio, la PMO deberá comprometerse y liderar el camino.

Para acabar, y a modo de conclusión, una PMO Agile:

  • No considera que actividad es igual a progreso.
  • No prioriza la utilización de los recursos al 100% sobre la entrega del proyecto.
  • No prioriza los procesos y las formas sobre la entrega de valor.
  • No usa un estilo de liderazgo del tipo “comando y control”.
  • Se concentra en las técnicas Ágiles sin ignorar la transformación de la Gente y la Cultura.

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By | 2018-07-26T10:10:50+00:00 julio 13th, 2018|Gestión de Proyectos|0 Comments

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