Gestión Ágil de Portafolios, concepto y claves para su uso

Si tu ámbito profesional es la Gestión de Proyectos, a estas alturas es imposible que no hayas escuchado hablar sobre la Agilidad, y la Gestión Ágil de Proyectos. Seguramente también estarás familiarizado con el concepto de Gestión del Portafolio. Pero, ¿podemos hablar de Gestión Ágil del Portafolio? Y en caso afirmativo, ¿qué aplicación práctica tiene?

El Portafolio de Proyectos

Un Portafolio o Cartera hace referencia al conjunto de las inversiones de una organización, o a una parte de ellas. Éstas, se llevan a cabo con el propósito de alcanzar los objetivos estratégicos de la organización,  y del mismo modo que los proyectos, también se gestionan. A grandes rasgos, la Gestión del Portafolio de Proyectos implica:

Coordinar el conjunto de procesos y decisiones estratégicas que juntas, posibilitan el balance entre el cambio organizacional y la actividad habitual del negocio.

La Gestión del Portafolio

De manera general, la Gestión del Portafolio se lleva a cabo en dos grandes pasos:

  1. Establecer un ciclo de definición, donde se identifican, priorizan y planifican las iniciativas necesarias
  2. Ejecutar un ciclo de entregas, donde se gestiona a nivel de portfolio la ejecución de las iniciativas seleccionadas

Gestión Ágil del Portafolio

Al trasladar la Agilidad a nivel de portfolio, los niveles estratégicos no trabajan sobre historias de usuario, sino sobre “temas” que a su vez se dividen en épicas. Los temas, cómo las épicas, sirven para definir grandes áreas de trabajo sobre las que trabajar a lo largo de un período de tiempo, y permiten coordinar el trabajo de varios equipos sobre una  misma iniciativa.

Aunque existen diferentes alternativas para escalar la Agilidad, uno de los marcos de gestión Ágil más empleados es SAFe. Este modelo basa la gestión Ágil del portafolio en 4 elementos:

  1. Organización alrededor del flujo de valor. Dado que el éxito de la gestión de portfolio se medirá en función de la consecución de los objetivos estratégicos, el ciclo de definición del portfolio deberá incluir la categorización de las iniciativas en función del valor esperado. Del mismo modo, la financiación de las iniciativas debería realizarse en base a los beneficios definidos.
  2. Entrega de valor a través de Épicas. Las Épicas son un conjunto de iniciativas a incluir en el portfolio, organizadas por el valor esperado. Cada épica dará lugar a programas que se gestionarán a través de Agile Release Trains (ARTs). Estos, son “equipos de equipos” Ágiles y según establece SAFe pueden llegar a estar formados hasta por 150 personas.
  3. Lean Agile Budgeting. A diferencia de los sistemas de financiación tradicional de del portafolio, se aplica el criterio “staged release of funding”, que implica la liberación de financiación por etapas o fases. De esta manera, es más fácil alcanzar una mejor decisión sobre qué iniciativas financiar en cada momento.
  4. Portfolio Kanban. Los tableros y todo lo que ello implica Kanban, también puede utilizarse también a nivel de portfolio. De la misma manera, contribuyen a la transparencia, la visibilidad del estado de todas las iniciativas del portfolio, y a un uso adecuado de los recursos.

Claves de éxito para la Gestión Ágil del Portafolio

Más allá  de los elementos que destaca el modelo SAFe, las organizaciones que mayor éxito alcanzan en la ejecución de la Agilidad a escala comparten tres características comunes de trabajo:

  • Ejecución iterativa. La gestión tradicional de la cartera se centra en la planificación descendente con el trabajo establecido a lo largo de periodos de tiempo prolongados, pero la gestión ágil de la cartera toma el concepto de ciclos “construir-medir-aprender” en el que se basan los equipos Ágiles.
  • Comunicación constante a través de toda la cartera. Básicamente esto implica que las se comparte el conocimiento y se rompen las barreras entre silos organizacionales. De la misma manera que a escala de equipos, tienen lugar los eventos Ágiles. El propósito es el mismo compartir la información contantemente para que los objetivos, el progreso y los obstáculos sean transparentes para todos
  • Entregas (releases) frecuentes. Las organizaciones más Ágiles realizan lanzamientos frecuentes en toda la cartera. Con este propósito, por ejemplo,  se establecen ciclos de sprint alineados.

Debido al gran número de personas que participan en la ejecución del portfolio, y al alto volumen de datos que se generan, resulta difícil imaginar que la gestión Ágil del portfolio pude llevarse a cabo mediante post-its y tableros físicos. En estos casos, resulta prácticamente imprescindible contar con una herramienta de gestión ágil escalable, como CA Agile Central.

Si te ha parecido interesante este artículo y quieres aprender a Gestionar Portafolios con enfoques Ágiles, te invitamos a que accedas a la formación que encontrarás en el siguiente enlace:

Master Oficial en Project Management

QUIERO SABER MÁS
QUIERO SABER MÁS
By | 2018-06-26T10:00:57+00:00 junio 25th, 2018|Gestión de Proyectos|0 Comments

About the Author: